Sổ nhật ký chung là gì?

Sổ nhật ký chung là gì?

Sổ kế toán ghi chép các nghiệp vụ kinh tế phát sinh theo trình tự thời gian.

Thuật ngữ tiếng Anh: General Journal

Lĩnh vực: Kế toán

Giải thích chi tiết

Sổ nhật ký chung (General Journal) là một khái niệm quan trọng trong lĩnh vực kế toán. Hiểu rõ thuật ngữ này giúp doanh nghiệp SME nắm vững kiến thức tài chính, từ đó đưa ra quyết định kinh doanh và vay vốn hiệu quả hơn.

Trong thực tế hoạt động tài chính tại Việt Nam, sổ nhật ký chung được áp dụng rộng rãi và đóng vai trò thiết yếu trong các nghiệp vụ hàng ngày. Đây là sổ kế toán tổng hợp bắt buộc theo hình thức Nhật ký chung quy định tại Thông tư 200/2014/TT-BTC, dùng để ghi nhận tất cả nghiệp vụ kinh tế, tài chính phát sinh theo trình tự thời gian và theo quan hệ đối ứng tài khoản, làm căn cứ để ghi vào Sổ Cái. Việc lập sổ nhật ký chung đầy đủ, chính xác là yêu cầu quan trọng khi ngân hàng hoặc lender thẩm định báo cáo tài chính trong hồ sơ vay vốn.

Ứng dụng trong kinh doanh

Thuật ngữ sổ nhật ký chung thường xuất hiện trong các tình huống sau:

• Trong hoạt động kinh doanh và quản lý tài chính doanh nghiệp
• Trong các báo cáo tài chính và văn bản quản trị nội bộ
• Trong hồ sơ vay vốn và thẩm định tín dụng
• Trong các quy định của Ngân hàng Nhà nước Việt Nam

Ví dụ thực tế

Kế toán một công ty thương mại ghi nhận nghiệp vụ bán hàng 50 triệu đồng vào sổ nhật ký chung ngày 15/8, định khoản Nợ TK 131/Có TK 511, 3331, sau đó chuyển số liệu này sang Sổ Cái để lập báo cáo tài chính cuối kỳ phục vụ hồ sơ vay vốn.

(EN) An accountant at a trading company records a 50 million VND sales transaction in the general journal on August 15, debiting Account 131 and crediting Accounts 511 and 3331, then posts the data to the General Ledger to prepare period-end financial statements for a loan application.

Sổ nhật ký chung trong các ngôn ngữ khác

Câu hỏi thường gặp

Sổ nhật ký chung khác Sổ Cái như thế nào, doanh nghiệp nhỏ dễ nhầm chỗ nào nhất? Sổ nhật ký chung ghi theo trình tự thời gian từng nghiệp vụ kèm quan hệ đối ứng, còn Sổ Cái ghi theo từng tài khoản để biết số dư cuối kỳ. Hay nhầm nhất là nghĩ hai sổ này thay thế được nhau — thực tế nghiệp vụ phải đi từ Nhật ký chung rồi mới chuyển (post) sang Sổ Cái.

Doanh nghiệp chỉ kinh doanh nhỏ, vài chục nghiệp vụ/tháng có bắt buộc mở sổ nhật ký chung không? Theo chế độ kế toán hiện hành dành cho doanh nghiệp vừa và nhỏ, hình thức Nhật ký chung vẫn là một trong các hình thức sổ được quy định. Lựa chọn hình thức sổ phù hợp (Nhật ký chung, Nhật ký – Sổ Cái, Chứng từ ghi sổ…) tuỳ quy mô và đặc điểm nghiệp vụ, không nhất thiết doanh nghiệp nhỏ nào cũng phải dùng hình thức này.

Ngân hàng khi thẩm định hồ sơ vay có yêu cầu xem sổ nhật ký chung không, hay chỉ cần báo cáo tài chính? Lender thường yêu cầu bộ báo cáo tài chính đã kiểm toán hoặc đã soát xét, kèm sổ chi tiết các tài khoản trọng yếu. Sổ nhật ký chung thường là sổ nguồn để kế toán đối chiếu khi lender cần truy vết nghiệp vụ cụ thể, vì vậy việc ghi chép đầy đủ, rõ ràng giúp hồ sơ vay vốn qua BizLoan được thẩm định nhanh hơn.

Nếu chuyển đổi sang phần mềm kế toán đám mây, doanh nghiệp có còn phải in sổ nhật ký chung ra giấy không? Phần mềm kế toán đám mây có thể in sổ bất kỳ lúc nào từ dữ liệu đã ghi theo quan hệ đối ứng và thứ tự thời gian. Có in ra giấy hay không tuỳ yêu cầu nội bộ và quy định hiện hành về lưu trữ hồ sơ kế toán, không phải quyết định của BizLoan.

Vay vốn kinh doanh

Hiểu rõ thuật ngữ tài chính giúp doanh nghiệp chuẩn bị hồ sơ vay vốn tốt hơn và tăng khả năng được lender phê duyệt khoản vay. Đăng ký so sánh đề xuất từ nhiều lender qua BizLoan.