Hồ sơ cần thiết khi tài trợ công nợ phải thu

Tài trợ công nợ phải thu là gì và vì sao cần chuẩn bị hồ sơ kỹ lưỡng?

Tài trợ công nợ phải thu (Receivables Financing) là hình thức doanh nghiệp sử dụng các khoản phải thu khách hàng làm tài sản đảm bảo hoặc chuyển nhượng để tiếp cận nguồn vốn ngắn hạn từ ngân hàng hoặc công ty tài chính. Khác với vay thế chấp tài sản cố định, hình thức này đánh giá chủ yếu vào chất lượng dòng tiền, tính hợp pháp của hợp đồng mua bán và uy tín thanh toán của khách nợ. Vì vậy, bộ hồ sơ hoàn chỉnh là yếu tố quyết định tỷ lệ phê duyệt và lãi suất vay.

Các nhóm hồ sơ cốt lõi mà mọi doanh nghiệp cần chuẩn bị

Nhóm 1 - Chứng từ tài chính:

• Báo cáo tài chính năm gần nhất đã được kiểm toán hoặc có xác nhận của cơ quan thuế. Đây là căn cứ để ngân hàng đánh giá doanh thu, lợi nhuận và khả năng hoàn trả.
• Sổ chi tiết công nợ phải thu theo từng khách hàng, kèm tuổi nợ (aging report) để chứng minh khoản phải thu có thật và chưa quá hạn.

Nhóm 2 - Chứng từ pháp lý:

• CCCD/CMND của chủ doanh nghiệp còn hiệu lực, bản sao có công chứng.
• Giấy đăng ký kinh doanh, đăng ký thuế, giấy phép kinh doanh ngành nghề có điều kiện (nếu có).

Nhóm 3 - Chứng từ chứng minh giao dịch thực tế:

• 3 hóa đơn đầu vào và 3 hóa đơn đầu ra gần nhất: giúp ngân hàng xác minh hoạt động kinh doanh đang diễn ra thường xuyên, tránh trường hợp doanh nghiệp "ảo" hoặc ngừng hoạt động.
• Hợp đồng mua bán với khách hàng lớn, đặc biệt là các hợp đồng có khoản phải thu dự kiến tài trợ.

Hồ sơ bổ sung riêng cho Công ty Cổ phần

Do cấu trúc quản trị phức tạp hơn, công ty cổ phần phải cung cấp thêm:

• Danh sách cổ đông hiện hành (đặc biệt cổ đông sở hữu từ 5% vốn điều lệ trở lên) và bản sao CCCD của từng cổ đông.
• Điều lệ công ty bản hiện hành đã đăng ký tại Sở Kế hoạch và Đầu tư.
• Biên bản họp Hội đồng cổ đông gần nhất, kèm nghị quyết về việc ủy quyền cho Giám đốc/Tổng giám đốc ký kết giao dịch vay vốn vượt một tỷ lệ nhất định (thường từ 35-50% tổng tài sản tùy điều lệ).
• Biên bản họp Hội đồng quản trị thông qua phương án vay và tài trợ công nợ.

Lưu ý thực tế giúp tăng tỷ lệ phê duyệt

Thực tế cho thấy, các doanh nghiệp có hệ thống sổ sách rõ ràng, công nợ dưới 90 ngày và tập trung ở nhóm khách hàng có xếp hạng tín dụng tốt thường được phê duyệt nhanh hơn 30-40%. Ngoài ra, doanh nghiệp nên chuẩn bị sẵn phương án trả nợ chi tiết theo dòng tiền thực tế từ các khoản phải thu, thay vì dựa vào doanh thu dự kiến. Một số ngân hàng còn yêu cầu thêm xác nhận công nợ từ khách nợ (confirmation letter) trước khi giải ngân để đảm bảo khoản phải thu là hợp pháp.