General Ledger là gì?
General Ledger (/ˈdʒɛnərəl ˈlɛdʒər/) — Sổ cái — là sổ kế toán chính ghi nhận tất cả giao dịch tài chính của doanh nghiệp, được phân loại theo từng tài khoản kế toán (tài sản, nợ phải trả, vốn chủ sở hữu, doanh thu, chi phí). Sổ cái là nền tảng để lập Bảng cân đối kế toán và Báo cáo kết quả kinh doanh.
Lĩnh vực: Kế toán, Tài chính doanh nghiệp
General Ledger trong các ngôn ngữ
| Ngôn ngữ | Thuật ngữ | Phiên âm |
|---|---|---|
| Tiếng Anh | General Ledger (GL) | /ˈdʒɛnərəl ˈlɛdʒər/ |
| Tiếng Nhật | 総勘定元帳 | Sōkanjō Motochō |
| Tiếng Hàn | 총계정원장 | Chonggyejeong Wonjang |
| Tiếng Trung | 总分类账 | Zǒng Fēnlèi Zhàng |
| Tiếng Tây Ban Nha | Libro mayor | Líbro mayór |
Cấu trúc General Ledger
| Thành phần | Nội dung |
|---|---|
| Số hiệu tài khoản | Mã TK theo hệ thống tài khoản (VD: TK 111, 131, 511) |
| Tên tài khoản | Tiền mặt, Phải thu khách hàng, Doanh thu... |
| Bên Nợ (Debit) | Ghi tăng tài sản, chi phí |
| Bên Có (Credit) | Ghi tăng nợ phải trả, vốn, doanh thu |
| Số dư | Chênh lệch Nợ - Có tại thời điểm |
Đặc điểm chính
- Tổng hợp từ sổ nhật ký: General Ledger tổng hợp dữ liệu từ các sổ nhật ký (Journal) theo từng tài khoản.
- Double-entry: Mỗi giao dịch ghi đồng thời bên Nợ và bên Có, đảm bảo cân đối.
- Cơ sở BCTC: Là nguồn dữ liệu chính để lập Bảng cân đối kế toán, P&L.
- Kiểm toán: Auditor sử dụng GL để kiểm tra tính chính xác và đầy đủ của hạch toán.
Ví dụ thực tế
Doanh nghiệp bán hàng 100 triệu VND, chưa thu tiền. Trong General Ledger: Nợ TK 131 (Phải thu khách hàng) 100 triệu / Có TK 511 (Doanh thu bán hàng) 100 triệu. Khi khách hàng thanh toán: Nợ TK 112 (Tiền gửi ngân hàng) 100 triệu / Có TK 131 100 triệu.
Ứng dụng trong ngành ngân hàng Việt Nam
General Ledger trong ngân hàng phức tạp hơn doanh nghiệp thường vì phải tuân theo hệ thống tài khoản riêng do NHNN ban hành (Quyết định 479/2004 và các sửa đổi). Khi doanh nghiệp SME nộp hồ sơ vay, ngân hàng yêu cầu sổ cái (GL) để đối chiếu với báo cáo tài chính — nếu số liệu không khớp, hồ sơ có thể bị từ chối. Sử dụng phần mềm kế toán (MISA, Fast) giúp GL chính xác và dễ trích xuất khi cần.