Phí công chứng hợp đồng là gì?
Khoản phí thu khi thực hiện công chứng hợp đồng tín dụng, hợp đồng thế chấp hoặc các văn bản pháp lý khác.
Thuật ngữ tiếng Anh: Contract Notarization Fee
Lĩnh vực: Pháp lý
Khi nào doanh nghiệp phải công chứng hợp đồng tín dụng
Với khoản vay có tài sản bảo đảm (thế chấp bất động sản, đăng ký phương tiện, cổ phần…), hợp đồng tín dụng và hợp đồng thế chấp thường phải công chứng hoặc chứng thực tại tổ chức hành nghề công chứng hoặc UBND cấp có thẩm quyền. Bên cạnh đó, các phụ lục điều chỉnh lãi suất, gia hạn thời hạn vay, hoặc văn bản chuyển nhượng quyền sở hữu tài sản bảo đảm cũng nằm trong diện cần công chứng nếu pháp luật yêu cầu.
Một số trường hợp không bắt buộc công chứng nhưng doanh nghiệp vẫn nên cân nhắc:
- Hợp đồng tín dụng không có tài sản bảo đảm (cho vay tín chấp): thường chỉ cần chữ ký hai bên, không qua công chứng.
- Bảo lãnh ngân hàng giữa hai tổ chức tín dụng: tùy thỏa thuận và yêu cầu của bên nhận bảo lãnh.
Việc xác định rõ hợp đồng nào phải công chứng ngay từ đầu giúp doanh nghiệp dự phòn chi phí, tránh phát sinh thêm lần công chứng do sai sót hồ sơ.
Các khoản mục cấu thành phí công chứng
Phí công chứng hợp đồng thường được tính theo khung do Nhà nước quy định, dựa trên giá trị tài sản hoặc giá trị hợp đồng ghi trên văn bản. Doanh nghiệp cần lưu ý các thành phần sau:
- Phí công chứng hợp đồng: tính theo tỷ lệ trên giá trị tài sản hoặc số tiền giao dịch, có mức tối đa và mức tối thiểu theo biểu phí hiện hành.
- Phí chứng thực bản sao, chữ ký (nếu có): phát sinh khi cần chứng thực giấy tờ kèm theo hồ sơ (chứng minh nhân dân, đăng ký kinh doanh, sổ đỏ…).
- Phí dịch vụ ngoài biểu phí: một số tổ chức hành nghề công chứng thu thêm phí soạn thảo, đánh máy, photocopy, gửi bưu điện… Các khoản này do hai bên thỏa thuận và nên ghi rõ trong hóa đơn/biên nhận.
Một ví dụ minh họa: Doanh nghiệp SME thế chấp sổ đỏ mặt bằng kinh doanh trị giá 5 tỷ đồng để vay vốn. Ngoài lãi suất và các chi phí khác của lender, khoản phí công chứng hợp đồng thế chấp + hợp đồng tín dụng có thể lên tới vài triệu đồng, tùy biểu phí áp dụng tại địa phương và thỏa thuận với tổ chức công chứng.
Phí công chứng trong tổng chi phí vay
Khi so sánh các chương trình vay qua nhiều ngân hàng và tổ chức tín dụng, doanh nghiệp thường chỉ tập trung vào lãi suất và hạn mức — nhưng phí công chứng, phí thẩm định tài sản, phí đăng ký giao dịch bảo đảm… cũng là những khoản đáng kể, ảnh hưởng trực tiếp đến chi phí vay vốn thực tế (effective cost).
Gợi ý khi chuẩn bị hồ sơ:
- Hỏi rõ lender về danh mục phí phát sinh (công chứng, thẩm định, bảo hiểm tài sản, phí trả nợ trước hạn…) trước khi ký hợp đồng tín dụng.
- Chuẩn bị sẵn bản gốc và bản sao các giấy tờ tùy thân, pháp lý doanh nghiệp, giấy chứng nhận tài sản bảo đảm để giảm số lần đi lại, tránh phát sinh phí chứng thực nhiều lần.
- Đối chiếu hóa đơn phí công chứng với biểu phí công chứng hiện hành do UBND cấp tỉnh công bố tại địa phương nơi công chứng, để tránh bị thu vượt khung.
Phần nội dung trên mang tính tham khảo tổng quát về cơ chế phí công chứng trong giao dịch tín dụng tại Việt Nam; không thay thế tư vấn pháp lý chuyên nghiệp hay biểu phí cụ thể của từng tổ chức hành nghề công chứng tại địa phương. Lãi suất, hạn mức và các chi phí liên quan do lender quyết định.
Câu hỏi thường gặp
Phí công chứng hợp đồng tín dụng khác gì so với phí chứng thực chữ ký? Phí công chứng áp dụng cho hợp đồng, giao dịch do công chứng viên xác nhận về nội dung và chữ ký, thường tính theo tỷ lệ giá trị tài sản hoặc hợp đồng. Phí chứng thực chữ ký chỉ xác nhận chữ ký là của người ký hoặc bản sao đúng với bản gốc, mức phí cố định theo biểu phí hiện hành và thấp hơn nhiều.
Ai là người chịu chi phí công chứng — doanh nghiệp vay hay ngân hàng? Theo thông lệ, bên vay (doanh nghiệp) là người chi trả phí công chứng hợp đồng tín dụng và hợp đồng thế chấp, trừ khi hai bên có thỏa thuận khác trong hợp đồng tín dụng. Khoản này không thuộc trách nhiệm của nền tảng matching như BizLoan.
Doanh nghiệp có được tự chọn tổ chức công chứng hay ngân hàng chỉ định? Doanh nghiệp có quyền chọn bất kỳ tổ chức hành nghề công chứng hợp pháp nào, miễn là văn bản được công chứng đúng thẩm quyền. Một số lender có thể gợi ý danh sách tổ chức quen thuộc để thuận tiện phối hợp, nhưng đây không phải yêu cầu bắt buộc.
Mất bao lâu để hoàn tất công chứng hợp đồng thế chấp? Thời gian dao động từ vài giờ đến 1–2 ngày làm việc tùy hồ sơ, phụ vị. Nếu hồ sơ thiếu giấy tờ hoặc tài sản bảo đảm có vướng mắc pháp lý, thời gian có thể kéo dài hơn. Doanh nghiệp nên chuẩn bị đầy đủ bản gốc giấy tờ tùy thân, pháp lý doanh nghiệp và giấy chứng nhận tài sản để đẩy nhanh tiến độ và tránh phát sinh phí chứng thực thêm lần.
Vay vốn kinh doanh
Hiểu rõ thuật ngữ tài chính giúp doanh nghiệp chuẩn bị hồ sơ vay vốn tốt hơn và tăng khả năng được phê duyệt khoản vay. Đăng ký so sánh lãi suất từ nhiều ngân hàng qua BizLoan.